Instrukcja kancelaryjna

Nasza ocena:

3
Pobrań: 252
Wyświetleń: 1603
Komentarze: 0
Notatek.pl

Pobierz ten dokument za darmo

Podgląd dokumentu
Instrukcja kancelaryjna - strona 1 Instrukcja kancelaryjna - strona 2 Instrukcja kancelaryjna - strona 3

Fragment notatki:

Instrukcja kancelaryjna Instrukcja kancelaryjna to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób
wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych
z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.
Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi
rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich:
Ü ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie,
ÛÜ przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego,
ÛÜ opracowanie wykazu akt.
Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia:
ÛÜ zasady obiegu pism,
ÛÜ zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,
ÛÜ czynności sekretariatu w zakresie przyjmowania i wysyłania pism,
ÛÜ tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa,
ÛÜ tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
ÛÜ tryb rejestracji i znakowania pism,
ÛÜ dopuszczalne formy załatwiania spraw,
ÛÜ zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,
ÛÜ zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw,
ÛÜ zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy.
Instrukcja kancelaryjna dzieli się na trzy części:
1) postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu
pism I podziału akt),
2) przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie
pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism,
aprobata, podpisy pism, wysyłanie),
3) przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowanie spraw,
kontrola załatwienia) (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP,
Warszawa 2003, s. 11-12).
Do instrukcji załącza się również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory
stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.
Sposób wykonywania czynności związanych z przyjęciem pism, ich opracowaniem,
obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką oraz przechowywaniem akt spraw
załatwionych ustalony instrukcją kancelaryjną nazywamy systemem kancelaryjnym. Można
wyróżnić dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bezdziennikowy.
System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji dokumentów w danym roku
kalendarzowym:
ÛÜ sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym zapisuje datę pisma wpływającego,
od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono),


(…)

…, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,
pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę
i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),
komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu
wysłania go do adresata,
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
14
sekretariat rejestruje wysyłane pismo…
… umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje dokument do
komórki organizacyjnej,
kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia
sprawy,
referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonych do teczki. Spis spraw jest
formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki
organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt…
…, s. 11-12).
Do instrukcji załącza się również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory
stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.
Sposób wykonywania czynności związanych z przyjęciem pism, ich opracowaniem,
obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką oraz przechowywaniem akt spraw
załatwionych ustalony instrukcją kancelaryjną nazywamy systemem kancelaryjnym. Można
wyróżnić…
... zobacz całą notatkę

Komentarze użytkowników (0)

Zaloguj się, aby dodać komentarz