To tylko jedna z 3 stron tej notatki. Zaloguj się aby zobaczyć ten dokument.
Zobacz
całą notatkę
Zasady obiegu pism : Obieg pisma jest to droga od momentu wpływu do danej jednostki do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi. Czynności związane z obiegiem pism wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych.
Komórki te są punktem zatrzymania. Typowymi punktami zatrzymania są:
Kancelaria ogólna, która przyjmuje pisma, rejestruje, rozdziela pomiędzy poszczególne komórki, oraz wysyła na zewnątrz.
Sekretariat, który otrzymuje z kancelarii pisma przychodzące i przedkłada je szefowi.
Szef zapoznaje się z treścią pisma i przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej dla danego pisma.
Kierownik komórki organizacyjnej dekretuje korespondencję.
Pracownik, który załatwia sprawę.
Aprobant, który wyraża zgodę na sposób załatwienia sprawy.
Hala pisania pism.
Sekretariat przedkładający korespondencję wychodzącą szefowi do podpisu.
Kancelaria ogólna, która wysyła pismo.
Liczba punktów zatrzymania powinna być jak najmniejsza i ograniczona do niezbędnych.
W jednym punkcie pismo powinno być tylko raz.
Organizacja obiegu pisma w dużych firmach jest regulowana przez instrukcję kancelaryjną . Instrukcja kancelaryjna jest to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących czynności związane z przyjmowaniem i wysyłaniem pism. Przyjmowaniem pism, rozdzielaniem i wysyłaniem pism w dużych przedsiębiorstwach zajmuje się kancelaria ogólna, a w małych firmach - sekretariat.
Przyjmując pisma zwykłe pracownicy wykonują następujące czynności:
Porządkują i grupują w następujący sposób:
Korespondencja pilna: telegramy, telefonogramy, wiadomości telefaksowe i przesyłki ekspresowe,
Korespondencja specjalna: przesyłki polecone, za pobraniem pocztowym, za pokwitowaniem odbioru, wartościowe,
Korespondencja bankowa,
Czasopisma i foldery reklamowe,
Pisma skierowane osobiście do kierownika lub kogoś z personelu,
Paczki,
Otwierają korespondencję i ponownie sprawdzają, czy pisma zostały właściwie skierowane,
Sprawdzają liczbę załączników i porównują z liczbą wyszczególnioną w piśmie, w przypadku różnic dokonują na piśmie adnotacji o faktycznej liczbie przysłanych załączników,
Przystawiają w polu wpływu pisma pieczątkę wpływu i wypełniają ją (nazwa firmy, data, l.dz.)
Pieczątkę wpływu przystawia się w polu wpływu pism przychodzących,
Pism poufnych i adresowanych imiennie nie otwiera się, pieczątkę przystawia się na stronie adresowej koperty,
Stempluje się pisma główne, nie stempluje się załączników.
Przysłane pisma przekazuje się do właściwych komórek organizacyjnych bez kopert, chyba, że na piśmie nie ma daty lub adresu nadawcy.
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)