To tylko jedna z 5 stron tej notatki. Zaloguj się aby zobaczyć ten dokument.
Zobacz
całą notatkę
Rodzaje pism Klasyfikacja rzeczowa akt archiwalnej „A” i niearchiwalnej „B”. Klasyfikacja rzeczowa polega na grupowaniu akt w klasy (grupy) wed ł ug zakresu i tre ś ci spraw w obr ę bie odpowiedniej kategorii archiwalnej. Celem klasyfikacji jest podzia ł wytwarzanej dokumentacji aktowej na odpowiednie teczki przedmiotowe umo ż liwiaj ą ce w miar ę szybkie i sprawne odszukiwanie danej sprawy (pisma) w ś ród innych. Natomiast kwalifikacja archiwalna polega na okre ś leniu, które akta ze wzgl ę du na zawart ą w nich informacj ę ź ród ł ow ą maj ą warto ść historyczn ą — trwa łą (kategoria „A”), a które jedynie praktyczn ą — czasow ą (kategoria „B”). Tak wi ę c w pracy kancelaryjnej rzeczowy wykaz akt stanowi podstaw ę podzia ł u wytwarzanej dokumentacji aktowej na poszczególne teczki obejmuj ą ce jednorodne grupy spraw o jednakowych kategoriach archiwalnych. Wykaz dobrze opracowany i w ł a ś ciwie stosowany chroni materia ł y archiwalne przed zniszczeniem oraz umo ż liwia terminowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. W kancelarii systemu bezdziennikowego rzeczowy wykaz akt pe ł ni równie ż funkcj ę ewidencyjn ą , gdy ż stosowany w nim „znak akt” jest elementem numeru sprawy (pisma). Natomiast w kancelarii wojskowej (systemu dziennikowego) „znak akt” mo ż e mie ć jedynie znaczenie pomocnicze w wyszukiwaniu poszczególnych teczek. Kategoria archiwalna — oznaczenia literowe okre ś laj ą ce czas przechowywania dla poszczególnych grup akt (teczek) obj ę tych danym has ł em. Dlatego te ż podzia ł rzeczowy wytwarzanej dokumentacji winien by ć taki, aby akta poszczególnych kategorii (A, B lub Bc) gromadzone by ł y w oddzielnych teczkach. Bc- niszczona w kancelarii jednostki. Pisma wpływające do sekretariatu można podzielić na wiele grup wg następujących kryteriów: Treść Treść pisma ma charakter informacyjny wówczas, gdy dostarczamy adresatowi danych dotyczących określonej sytuacji, zamierzeń i sposobów ich realizacji.
Dane mogą być wysłane z inicjatywy nadawcy lub na prośbę adresata.
Zalicza się do nich:
- faktury
- protokoły
- sprawozdania
- awiza
- notatki służbowe
- zawiadomienia itp.
Treść pisma ma charakter przekonujący, wymaga użycia odpowiednich argumentów, aby przekonać go o słuszności podjęcia decyzji sugerowanej przez nadawcę np. Wnioski, podania, skargi, reklamacji. Forma Najczęstszą formą jest firmowy blankiet korespondencyjny, o nadrukach porządkujących całe pismo, w których poszczególne elementy pisma mają stałą pozycję.
Firmy o długiej tradycji opracowują własne blankiety firmowe, które są traktowane jak dobro niematerialne i prawne.
(…)
… archiwalnych. Wykaz dobrze opracowany i właściwie stosowany chroni materiały archiwalne przed zniszczeniem oraz umożliwia terminowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. W kancelarii systemu bezdziennikowego rzeczowy wykaz akt pełni również funkcję ewidencyjną, gdyż stosowany w nim „znak akt” jest elementem numeru sprawy (pisma). Natomiast w kancelarii wojskowej (systemu dziennikowego) „znak akt” może mieć…
… i schematów, czyli korzystanie z wzorów pism
Podstawowym warunkiem załatwienia sprawy jest kompletność pisma
Przejrzystość i staranność wykonania, poprawność językowa, przestrzeganie zasad pisowni - daje to efekt pozytywnie wpływającego na obraz nadawcy.
Aby sprawa była pozytywnie załatwiona w piśmie powinno się znaleźć sugestywne przekazanie punktu widzenia, aby odbiorca przyjął go za własny.
Efekt…
… się na blankietach korespondencyjnych określonych Polską Normą, lub na papierze maszynowym.
Przedmiotem normy są blankiety korespondencyjne z nagłówkami instytucji wysyłających pisma przeznaczone do korespondencji zewnętrznej.
Pisma te mają określone wymiary i układ, który określony jest za pomocą znaków. Rodzaje:
BB - blankiety bezkopertowe
BU - blankiety uproszczone - są o uproszczonej liczbie nadruków…
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)