Korespondencja a w sprawach osobowych, finansowych

Nasza ocena:

3
Pobrań: 182
Wyświetleń: 3038
Komentarze: 0
Notatek.pl

Pobierz ten dokument za darmo

Podgląd dokumentu
Korespondencja a w sprawach osobowych, finansowych - strona 1 Korespondencja a w sprawach osobowych, finansowych - strona 2 Korespondencja a w sprawach osobowych, finansowych - strona 3

Fragment notatki:

Korespondencja w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego Spośród wielu zadań wchodzących w zakres obowiązków sekretariatu ważne miejsce
zajmuje prowadzenie korespondencji. Zajęcie to wymaga nie tylko znajomości poruszanej
problematyki i technologii, ale i odpowiedniej formy pisma, szaty graficznej oraz zasad
savoir-vivre.
Korespondencję biurową można podzielić na:
Ü wewnętrzną (służącą do porozumiewania się wewnątrz przedsiębiorstwa),
ÛÜ zewnętrzną (stanowiącą więź między przedsiębiorstwem a otoczeniem; wpływająca
i wychodząca).
W zależności od sposobu redagowania pisma można podzielić na:
ÛÜ przewodnie - krótka informacja dołączana do niezrozumiałych dokumentów,
ÛÜ listy grzecznościowe - mogą to być gratulacje, podziękowania, kondolencje, itp.,
ÛÜ informacyjne - zaliczamy do nich: listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty, notatki,
sprawozdania, protokoły, podania, prośby, postanowienia, decyzje,
ÛÜ transakcyjne - pociągają za sobą określone skutki prawne, np. zamówienie,
ÛÜ manipulacyjne - np. z obietnicami o wygranej.
Ze względu na formę można m.in. podzielić pisma sporządzane na:
ÛÜ blankietach specjalnych,
ÛÜ blankietach wysyłanych z okazji świąt i rocznic,
ÛÜ blankietach korespondencyjnych.
W korespondencji biurowej najczęściej korzysta się z blankietów określonych Polską
Normą PN-76/HP-55315. Norma ta obecnie jest tylko zalecana, nie jest już obowiązkowa.
Powszechne użycie komputerów spowodowało pewne modyfikacje w zalecanych układach
blankietów Typy blankietów korespondencyjnych
BB1 pionowy A4
BB BB2 pionowy A5
BU1 pionowy A4
BU2 pionowy A5
BU
BU3 poziomy A5
BZ1 pionowy A4
BZ2 pionowy A5
BZ
BZ3 poziomy A5
BR1 pionowy A4
BR BR2 pionowy A5
Pisma można redagować w stylu polskim, zgodnym formalnie z najbardziej popularnym
blankietem BZ1, posiadającym stałe elementy w określonych miejscach.
Sporządzanie poprawnych pod względem merytorycznym oraz formalnym pism
wymaga:
ÛÜ przedstawienia informacji precyzyjnie i wyczerpująco,
ÛÜ jednoznacznego określenia swojego stanowiska,
ÛÜ powoływania się na fakty,
ÛÜ rzeczowego i zwięzłego przedstawienia swoich argumentów.


(…)

…, a także stosowania zamiast pierwszej osoby liczby mnogiej -
pierwszej osoby liczby pojedynczej, co nadaje pismu ton bezpośredni.
Jedną z najczęściej używanych form korespondencji handlowej jest przesyłanie informacji
telefaksem. Najlepiej jest wypracować stałą strukturę telefaksu, którą będziemy
przechowywać w pamięci komputera. W formie i treści telefaks nie odbiega od listu. Często
to samo pismo przesyłane jest faksem i listem.
Większość pism wpływa do firmy w formie przesyłki pocztowej, dlatego ważne jest
właściwe adresowanie kopert. Adres na kopercie powinien być taki sam jak w piśmie.
W przypadku kierowania pisma do konkretnej osoby, a zwłaszcza przy przesyłaniu
pocztą kurierską, ważne jest zaznaczenie, dla kogo imiennie przeznaczone jest pismo. Obecnie proces adresowania kopert dzięki firmowym nadrukom…
… zastosowania poczty elektronicznej są listy dyskusyjne,
które łączą respondentów zainteresowanych jakimś tematem, a każdy wysłany list dociera do
wszystkich, powiększając w ten sposób wspólną wiedzę. Należy przeglądać pocztę elektroniczną przynajmniej raz dziennie.

... zobacz całą notatkę

Komentarze użytkowników (0)

Zaloguj się, aby dodać komentarz