I. Zasady korespondencji biurowej Korespondencja urzędowa to styl, w którym należy redagować korespondencję biurową. Korespondencja biurowa jest bardzo ważną i nie odłączną częścią pracy biurowej. Każdy pracownik redaguje w czasie pracy szereg pism. Wydajność pracownika mierzy się liczbą załatwionych spraw w określonym czasie, a te zależą od skuteczności sporządzonych i wysyłanych pism. Aby więc pismo było skuteczne, w trakcie jego redagowania należy zwrócić uwagę na: formę pisma, uprzejmy i pozytywny ton, język pisma, logikę i uporządkowanie treści. Wszystkie pisma, aby osiągnęły swój cel, wymagają od piszącego dużej kultury redakcyjnej. W korespondencji ogromne znaczenie ma pierwsze wrażenie odbiorcy po otrzymaniu pisma. Bardzo ważna jest też bezbłędna pisownia. Należy stosować prostą zasadę - przeczytaj napisane już pismo, pozwoli to wyeliminować ewentualne błędy. Każde pismo reprezentuje nadawcę na zewnątrz, ma wpływ na wizerunek firmy. Właściwa forma zachęca do współpracy z jego nadawcą. Gwarantuje bowiem, że firma jest dobrze zorganizowana i solidna, a pracownicy i kierownictwo są profesjonalistami. Uprzejmy i pozytywny ton pisma udziela się adresatowi w trakcie czytania i pozytywnie nastawia go do nadawcy. Zachęca też adresata do pozytywnego i szybkiego załatwienia poruszonej w korespondencji sprawy. Należy stosować zwroty grzecznościowe. Język pisma powinien być naturalny. Należy używać powszechnie znanych słów i krótkich zdań. Treść pisma powinna być logiczna i uporządkowana. Pomaga w ty użycie odpowiedniej metody redagowania pism: · metoda indukcyjna polega na rozpoczynaniu pisma od podania stwierdzeń szczegółowych, a następnie przechodzeniu do bardziej ogólnych, · metoda dedukcyjna polega na rozpoczynaniu od ogólnego naświetlenia sprawy, a następnie przechodzeniu do stwierdzeń szczegółowych. Przy prowadzeniu korespondencji należy pamiętać, aby na pisma odpowiadać jak najszybciej. II. Zasady redagowania pism Praktyka administracyjna wypracowała szereg zasad redagowania pism. Ich stosować pozwala uniknąć błędów. Do podstawowych zasad należą: Przejrzystość - pismo powinno być przejrzyste graficznie. Należy stosować odpowiedni układ graficzny pisma i odpowiedni układ jego treści. Kompletność - pismo powinno być kompletne, czyli zawierać wszystkie informacje niezbędne do załatwienia sprawy. Sugestywność - pismo powinno sugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia, czyli zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu. Zwięzłość - pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i ścisły. Należy używać zdań prostych, niezłożonych. Nie należy stosować rozwlekłych opisów, porównań oraz zbędnych słów. Uprzejmość - pismo powinno być zredagowane w uprzejmej formie. Należy używać zwrotów grzecznościowych, np. Szanowna Pani. Nie należy używać słów obraźliwych
(…)
… bezpośrednio pod górnym, a kończyć nad dolnym marginesem. Treść pisma powinna być wyrównana zarówno do lewego, jak i prawego marginesu, należy włączyć justowanie tekstu. Należy też używać prostych czcionek, np. Times New Roman, Arial, Courier i wielkości liter 10 - 12 punktów przy pianiu treści oraz 14 - 16, pisząc tytuły. Nie wolno pozostawiać na końcu wiersza spójników, przyimków lub myślników. Redagując…
…. Bibliografia: 1. Witek Eugeniusz, „Technika biurowa”, Wydawnictwo „eMPi2”, Poznań 2004, 2. Ryba Joanna, „Praktyczne zasady sporządzania korespondencji i innych prac biurowych na maszynie do pisania i na komputerze”, Wydawnictwo „oddk”, Gdańsk 2000, 3. Grzewka Małgorzata, \"Tajniki korespondencji\", Poradnik, Zespół Szkół Ekonomicznych, Piła 2003, 4. Kuziak Michał, „ Jak pisać?”, Wydanie 2, Wydawnictwo „Park…
… firmy lub imię i nazwisko adresata, · podwójna interlinia (odstęp), · ulica, numer domu, ewentualnie mieszkanie, · kod pocztowy, nazwa miejscowości, które należy wyróżnić poprzez wielkie litery i pogrubiony druk, g) w polu adresata niczego nie należy podkreślać, h) oznaczenia pocztowe, jak ekspres i polecony, pisze się nad adresem, i) nie należy dzielić wyrazów, j) imię i nazwisko adresata może być poprzedzone zwrotem grzecznościowym, tytułami zawodowymi i naukowymi. Zwrot należy umieścić w oddzielnym wierszu, np. Szanowny Pan mgr Jan Nowak Prezes Zarządu Spółdzielni „Znak” ul. Mokra 16 81-522 G D Y N I A 3. Pole wpływu - znajduje się po lewej stronie pisma na wysokości pola adresata, przystawia się w nim pieczątkę wpływu. 4. Znaki powoławcze - znajduje się tylko na blankietach korespondencyjnych…
… pisma i ponownym podkreśleniem jego istoty. Jeżeli przedstawione problemy uzasadnienie zostały zredagowane prawidłowo, w tej części można ograniczyć się do jednego zdania, np. Podsumowując powyższe, uprzejmie proszę o pozytywne i szybkie załatwienie mojej sprawy. IV. Układ graficzny pisma Redagowanie pisma należy zacząć od ustalenia marginesów, które służą do wpięcia pisma do segregatora…
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)