To tylko jedna z 3 stron tej notatki. Zaloguj się aby zobaczyć ten dokument.
Zobacz
całą notatkę
DMS Zarządzanie dokumentami, obiegami i sprawami
Charakterystyka ogólna
W ISOF zarządzanie dokumentami realizowane jest w module DMS (Document Management System). Moduł ten przeznaczony jest do gromadzenia, udostępniania i wyszukiwania różnego rodzaju dokumentów powstających w firmie lub też przychodzących z zewnątrz. Zawiera możliwość precyzyjnego wyszukiwania dokumentów wg różnych kryteriów. Dokumenty mogą być zapisywane w DMS z dysku, skanowane, pojawiać się w systemie poprzez pocztę elektroniczną.
Ponadto umożliwia zdefiniowanie i obsługę procesów przepływu informacji i dokumentów w całej firmie (workflow, obiegi). Dzięki odpowiedniej organizacji gromadzonych dokumentów, dostępnym funkcjom oraz przejrzystemu interfejsowi użytkownika, moduł ten jest łatwy w obsłudze.
Funkcjonalność
Moduł DMS dostarcza zestawu funkcji pozwalających realizować wiele działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich porządkowanie, klasyfikację, zarządzanie wersjami dokumentów aż do zarządzania obiegami dokumentów i ich archiwizacji.
Gromadzenie, porządkowanie i wyszukiwanie dokumentów
Dokumenty przechowywane w module DMS organizowane są w strukturę drzewiastą. Umożliwia to wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też działu firmy. Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane.
Istnieje również narzędzie do wyszukiwania dokumentów. Przy pomocy licznych kryteriów możliwe jest szybkie i wygodne wyszukanie dokumentu, a następnie wykonanie na liście będącej wynikiem wyszukiwania różnych operacji (usuwanie, wysyłanie w obieg, przemieszczanie).
Subskrypcje
Dokumenty mogą być subskrybowane, a informacje o jakichkolwiek zmianach w dokumencie będą przekazywane do wskazanych użytkowników.
Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów, cykl życia dokumentu
Możliwe jest rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany.
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)