To tylko jedna z 3 stron tej notatki. Zaloguj się aby zobaczyć ten dokument.
Zobacz
całą notatkę
Przetwarzanie faktur obcych elektronicznych lub skanowanych w systemie DMS
Wprowadzenie
W świetle ustawy o rachunkowości możliwe jest przechowywanie i udostępnianie dokumentów zakupowych w postaci elektronicznej na nośniku trwałym, jeżeli istnieje możliwość ich wydrukowania. W przygotowaniu znajdują się przepisy prawne umożliwiające wysyłanie faktur do odbiorców w formie elektronicznej na co system jest już przygotowany.
System ISOF udostępnia odpowiedni zestaw funkcji i narzędzi pozwalający ułatwić i usprawnić obsługę takich dokumentów. Obsługa faktur obcych w module DMS systemu ISOF spełnia kryteria ustawy. W systemie ISOF możliwe jest skanowanie i przechowywanie zeskanowanych dokumentów w postaci plików graficznych w module DMS (Document Management System). Zeskanowane dokumenty są przechowywane w postaci zapisów na dysku twardym serwera oraz w postaci zapisów kopii bezpieczeństwa danych na płytach CD-R lub DVD-R. Kopie te firma HEUTHES udostępniania na życzenie klienta w postaci lokalnej instalacji systemu ISOF-Read Only (tylko do odczytu). Umożliwiony jest więc stały dostęp do zeskanowanych obrazów dokumentów i możliwość ich wydrukowania.
W dokumentacji przyjętych w firmie zasad prowadzenia rachunkowości (polityka księgowa, obieg dokumentów księgowych) należy uwzględnić nowy sposób przetwarzania z uwzględnieniem systemu informatycznego ISOF.
Obsługa dokumentu zakupowego w systemie ISOF może odbywać się przy pomocy utworzonego obiegu ,,Obsługa faktury zakupowej'' i wywoływanych z niego funkcji zewnętrznych. W tym celu firma musi mieć dostęp do następujących modułów systemu ISOF: DMS, Finanse i Księgowość, Dekretacja, Faktury zakupu, w ilości odpowiedniej do ilości osób przetwarzających dokumenty na poszczególnych etapach.
Procedura obsługi faktur zakupowych
Procedura ma charakter przykładowy. Na jej podstawie można utworzyć procedurę uwzględniającą specyfikę firmy oraz indywidualne wymagania użytkowników.
Rejestracja faktury obcej w sekretariacie.
Zeskanowanie dokumentu obcego do DMS.
Wysłanie zeskanowanego obrazu dokumentu w obieg ,,Obsługa faktury zakupowej kosztowej''.
Przypisanie kontrahenta.
Rejestracja w systemie ISOF dokumentu (faktury kosztowej, faktury zakupowej, rachunku kosztowego).
Zatwierdzanie przy pomocy funkcji modułu Faktury Zakupu wywoływanej z poziomu DMS.
Po zakończeniu procedury otrzymujemy obraz faktury w odpowiednim folderze modułu DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie ISOF z informacjami o jego zatwierdzeniu i odnośnikiem do obrazu zeskanowanego oryginału.
Możliwe jest odszukanie dokumentu w ISOF na podstawie dokumentu w DMS, oraz odszukanie dokumentu w DMS zarówno na podstawie numeru faktury obcej jak i na podstawie numeru nadanego przez moduł obsługi faktur zakupowych systemu ISOF oraz wg kontrahenta. Na podstawie raportu dokumentów w obiegach, możliwe jest sprawdzenie ilości dokumentów pozostających w danym stanie, ilości dokumentów które zmieniły stan w określonym czasie oraz poznać historię danego dokumentu.
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)