Rola sekretariatu w biurze Sekretariat jest jednostką organizacyjną, powołaną do obsł u gi osoby pełnią cej funkcję kierowniczą w zakresie realizacji jej pol e ceń i wykonywania wielu czynności techniczno-manipulacyjnych. Jest to także centrum informacyjne. D o sekretariatu napływ a ją i n formacje z różnych źródeł znajdujących się wewnątrz, jak i na z e wnątrz firmy. Wizerunek firmy kształtowany jest przez wiele czy n ników. Najczęściej tworzony jest na podstawie kontaktów z sekreta r ką. Na wizerunek firmy mają wpływ następujące elementy: wystrój firmy (kolorystyka pomieszczeń, meble); zewnętrzny wygląd firmy i jej otoczenie; wygląd pracowników; logo firmy, znak firmowy; forma i sposób komunikowania się z petentami; dyscyplina pracy, etykieta zawodowa; przestrzegani e zasad savoir-vivre'u w biurze. Od kompetencji sekretarki, jej umiejętności, przygotowania z a wodowego, do świadczenia oraz dobrej organizacji pracy zależą efekty działalności firmy. Od kandydatów na stanowisko sekretarki w y maga się: wiedzy ogólnej z zakresu zarządzania i organizacji pr a cy, umiejętności redagowania pism, znajomości języków obcych, bardzo dobrej znajom ości języka polskiego w mowie i p i śmie, obsługi urządzeń technicznych, znajomości podstaw psychologii, znajomości po staw ekonomii. Rodzaje sekret a riatów: Uniwersalne - występują w małych i średnich fir mach, łączą funkcje sekretaria tu osobistego i kancelarii ogó l nej, realizują zadania kancel a ryjne i sekretarskie. Osobiste - obsługa administracyjno-techniczna ki e rownictwa. Imprez - funkcjonują podczas trwania konferencji, sympozjów, wystaw, tar gów, realizują czynności s e kreta r skie w trakcie przygotowania, trwania impre zy i po jej zako ń czeniu. Działowe - obsługują dział lub wydział w zakresie czynności sekretarskich i kancelaryjnych. Funkcje sek retariatu: reprezentacyjn ą ( wygląd i wyposażenie sekretari a tu); informacyjną ( przyjmowanie i przekazywanie info r macji); regulacyjn ą ( przyjmowanie i obsługa interesa n tów); pośrednika pomiędzy szefem a komórkami organiz a cyjnymi; wspomagającą przełożonego. P redyspozycje do wykonywania zawodu sekretarki: podtrzymywanie pozytywnych stosunków interpersona l nych; twórcze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych; obowiązkowość, sumienność, punktualność, zmysł org a nizacy
(…)
….
Od kompetencji sekretarki, jej umiejętności, przygotowania zawodowego, doświadczenia oraz dobrej organizacji pracy zależą efekty działalności firmy. Od kandydatów na stanowisko sekretarki wymaga się:
wiedzy ogólnej z zakresu zarządzania i organizacji pracy,
umiejętności redagowania pism,
znajomości języków obcych,
bardzo dobrej znajomości języka polskiego w mowie i piśmie,
obsługi urządzeń technicznych…
…, koncentracja i podzielność uwagi;
pewność siebie;
odporność na stres;
dyspozycyjność;
dobry stan zdrowia.
Zadania sekretarki:
prowadzenie sekretariatu i obsługa kancelaryjno-biurowa;
gromadzenie i przechowywanie informacji;
wykonywanie prac administracyjno-biurowych;
przyjmowanie interesantów;
przyjmowanie i dystrybucja korespondencji do właściwych merytorycznie stanowisk;
redagowanie krótkich pism…
…, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw dotyczących podróży służbowych szefa (godziny odjazdu, rezerwacja hotelu, zakup biletów itp.), prowadzenie korespondencji, redagowanie pism wysyłanych przez sekretariat itp.
Zadania recepcyjne - to przyjmowanie gości i klientów, pierwszy bezpośredni kontakt klienta lub kontrahenta następuje w sekretariacie i pierwszą osobą, która…
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)