docx zajmuje 11 stron i zawiera notatki z zajęć z przedmiotu praca sztabowo-biurowa prowadzonego przez dr inż. Krzysztofa Ligęzę w Akademii Pomorskiej w Słupsku.
Zagadnienia przedstawione w notatce poruszają następujące kwestie: techniki pracy w organizacji, spis akt odnoszących się do organizacji pracy, determinanty dobrej organizacji pracy biurowej, łączność organizacyjna, instrukcje sporządzania dokumentów i dokumentacji organizacji pracy, podział pism, zasady załatwiania spraw służbowych, podstawowe dokumenty pracy biurowej, ogólne zasady opracowania i uzgadniania dokumentów
pracy biurowej, a także dołączone są wzory dokumentów.
Notatka pozwoli na usystematyzowanie i uzupełnienie wiedzy z przedmiotu praca sztabowo-biurowa. Umożliwi przygotowanie się do zajęć i egzaminu.
WYKŁAD I Kierowanie - proces planowania, przewodzenia, organizowania, kontrolowania oraz wykorzystywania wszystkich zasobów organizacji dla osiągnięcia zamierzonych celów.
Dowodzenie - to proces, przez który dowódca narzuca swoją wolę i zamiary podwładnym oraz w ramach którego wspomagany przez swój sztab planuje, organizuje, motywuje i kontroluje działania podległych mu wojsk przez użycie standardowych procedur działania i wszelkich środków przekazywania informacji.
Techniki pracy w organizacji- są to odpowiednie narzędzia wraz z właściwą metodyką ich pełnego używania w procesie realizacji i organizacji pracy.
Podstawy organizacji pracy zawarte są w następujących aktach:
w ustawach - są to akty prawne powszechnie obowiązujące,
w zarządzeniach - to akty prawa wewnętrznego, wydawane przez ministrów właściwych ze względu na przedmiot regulacji ( np. ministra właściwego do spraw administracji publicznej),
w statutach - wydawanych przez określony organ założycielski. Regulują konkretne obowiązki i prawa; ale uwaga - w administracji statuty mają inny charakter i inne podstawy powstania,
Plany pracy krótkoterminowe i długoterminowe,
Regulaminy pracy powstające na podstawie przepisów prawa pracy,
Polecenia o charakterze pisemnym i ustnym ( jeśli polecenie ustne zostanie potwierdzone przez obie strony, jest wówczas wiążące).
DETERMINANTY DOBREJ ORAGANIZACJI PRACY BIUROWEJ
1. Podział zadań i odpowiedzialności - (zadania a funkcja w organizacji) podawane są w regulaminach wydziałowych lub organizacyjnych.
2. Kompetencje - nie oznaczają to samo co uprawnienia, ale wiedzę w sprawowaniu funkcji, kompetencje - właściwości ` właściwość należne przyporządkowanie zadań w kompetencjach n właściwy człowiek na właściwym stanowisku.
a. kierownicze,
b. pracownicze.
3. Sprawne podejmowanie decyzji
a. organizacyjnych,
b. kadrowych - dotyczą spraw kadrowych,
c. administracyjnych - dotyczy obywateli i ich problemów.
Decyzja administracyjna - to rozstrzygniecie organu administracji publicznej wydane po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego i kończące postępowanie w danej instytucji.
Łączność organizacyjna
Zebranie to spotkanie kilku lub większej liczby osób, organizowane w celu wypowiadania poglądów, udzielania porad oraz podejmowania decyzji.
Na podstawie obserwacji można stwierdzić, że narady, konferencje czy spotkania zabierają dyrektorowi najwięcej czasu. Jednak są one potrzebne, gdyż dobrze zorganizowane zebranie może przynieść wiele pożytku w postaci zachęty do wysiłku, podniesienia kultury współpracy.
Zebrania różnią się między sobą. Różnice te wynikają z celów oraz doboru i liczby uczestników. Bywają spotkania małe, złożone z kilku lub nawet kilkunastu osób bądź też li
(…)
…:),
e) treść pisma,
f) liczbę załączników,
g) podpis (STANOWISKO NADAWCY, stopień imię i NAZWISKO),
h) stopkę - inicjały i numer telefonu wykonawcy oraz datę wykonania dokumentu, a w pismach wykonywanych techniką komputerową można również określić ścieżkę dostępu do pliku ;
2) do każdej sprawy załatwianej korespondencyjnie przygotowuje się osobne pismo;
3) zaleca się czcionkę „Times New Roman…
… na wybrane problemy naukowe i zawodowe.
Oprócz powyższych można wymienić jeszcze: posiedzenia, konferencje, spotkania z indywidualnym interesantem, spotkania towarzyskie.
SPORZĄDZANIE DOKUMENTÓW I DOKUMENTACJI W ORGANIZACJI PRACY
DOKUMENTY I DOKUMENTACJĘ SPORZĄDZAMY 1. wg instrukcji - czyli przepisu na sporządzenie dokumentacji i dokumentów. Może to być instrukcja kancelaryjna, obiegu dokumentów…
… i powiadomić zainteresowanego nadawcę o przyczynach opóźnienia i przewidywanym terminie rozpatrzenia sprawy.
4.Terminy rozpatrywania spraw kadrowych, meldunków, zażaleń, skarg i wniosków określają odrębne przepisy. PODSTAWOWE DOKUMENTY PRACY BIUROWEJ
Do podstawowych dokumentów służbowych wykonywanych i stosowanych w procedurach pracy biurowej należą w szczególności:
1) dokumenty planistyczne: prognoza, program, plan, harmonogram;
2) dokumenty sprawozdawcze: sprawozdanie, protokół, meldunek;
3) dokumenty ewidencyjne: spis, wykaz, kartoteka, asygnata, rozdzielnik, rejestr;
4) dokumenty informacyjne i korespondencyjne: notatka, pismo.
Korespondencje biurową można podzielić na :
- korespondencje wewnętrzną (służącą do porozumiewania się wewnątrz instytucji)
- korespondencje zewnętrzną (stanowiącą wieź…
… nadrzędny, w przypadku pisemnego skierowania do niego sprawy należącej do kompetencji występującego, nie rozpatruje jej lecz zwraca nadawcy.
Sprawa służbowa może być wniesiona w formie ustnej lub pisemnej.
Formę pisemną (meldunek, pismo, notatka, itp.) nadaje się wyłącznie sprawom wymagającym odpowiedniego udokumentowania, zwłaszcza o charakterze:
-normatywnym, -materiałowo-finansowym, -sprawozdawczym…
… korespondencji prywatnej,
c) innych, zastrzeżonych przez dowódcę.
4. Korespondencję ewidencjonuje się w tym samym dniu, wstępnie segreguje i przedkłada do dekretacji właściwemu przełożonemu.
5. Kierownik kancelarii lub osoba upoważniona dokonuje segregacji korespondencji na podstawie ustaleń dowódcy jednostki, który określa rodzaje dokumentów, jakie mają być przedstawione:
a) wyłącznie dowódcy;
b) zastępcom…
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)