Organizowanie spotkań biznesowych Spotkania pracowników
Spotkania z gośćmi Aranżacja przestrzeni w recepcji i sekretariacie: czyste, uporządkowane pomieszczenie, zapach powinien być lawendowy lub sosnowy,
Miejsce, w którym goście mogliby usiąść i oczekiwać na spotkanie,
Wygląd pracownika recepcji lub sekretariatu - pracownik powinien być uprzejmy, uśmiechnięty, gotowy do pomocy, powinien być ubrany w elegancki strój biznesowy: kobiety powinny być ubrane w kostium, bluzkę koszulową i zakryte buty, makijaż delikatny i delikatna biżuteria, u mężczyzn garnitur, zakryte buty. Kolor bordowy, szary, granat, czarny. Powitanie gości - już przy wejściu gość powinien wiedzieć, że jest widziany. Następnie informuje się pracownika - najlepiej telefonicznie - że gość już jest. Serwowanie napojów - przynosi się na tacy, nalewa się do ¾ szklanki. Zachowanie pracownika podczas wizyty gości . Czego nie wolno robić w sekretariacie lub recepcji:
Odpowiadać gościowi: nie wiem, nie mogę, nie umiem.
Spożywać posiłków i żuć gumy,
Poprawiać makijażu,
Siadać na biurku,
Głośno rozmawiać w sprawach prywatnych,
Rozmawiać o sprawach firmy i nieformalnych kontaktach między pracownikami, oraz o nich samych podczas wizyt osób z zewnątrz,
Zostawiać recepcji/sekretariatu bez opieki,
Wpuszczać osób spoza firmy na teren biura bez opieki pracownika,
Mówić nieodpowiednim tonem,
Ignorować odpowiedź gościa,
Odpowiadać za gościa,
Zadawać niewłaściwe pytania. Techniki pomocne w relacjach z klientem: Parafraza - aby dobrze zrozumieć, o co chodzi gościowi, możemy w trakcie rozmowy z nim powtarzać własnymi słowami sens usłyszanej wypowiedzi. To pomoże we właściwym wzajemnym zrozumieniu.
19.04.2009
Potakiwanie
Kontakt wzrokowy - człowiek, który unika kontaktu wzrokowego, jest uważany za niewiarygodnego, a osoba rozmawiająca z nim, czuje się lekceważona.
Klaryfikacja - polega na skierowaniu do gościa prośby o skupienie się na najważniejszych rzeczach,
Odzwierciedlanie - umiejętność dostosowania się do zachowania i emocji partnera rozmowy. Można odzwierciedlać sposób mówienia, słownictwo itp.
I. Organizacja spotkania w firmie dla gości z zewnątrz. Przy przygotowaniu spotkań w firmie należy zadbać o następujące elementy:
Sala powinna być dobrana wielkością do liczby osób biorących udział w zebraniu.
Powinna być dobrze oświetlona i jeśli to możliwe klimatyzowana.
Wyposażona w odpowiedni sprzęt (np. rzutnik).
Usadzenie przy stole. Po jednej stronie siadają goście, pod drugiej - gospodarze. Gościom należy się miejsce honorowe, naprzeciwko drzwi. Jeśli drzwi są z boku, to naprzeciwko okien. Przedstawiciele gości najwyżsi w hierarchii siadają w środkowej części stołu. Po ich prawej stronie osoby kolejne w hierarchii.
(…)
… swoich odpowiedników u gości.
Jeśli potrzebny jest tłumacz, to zajmuje miejsce po lewej stronie osoby, dla której ma tłumaczyć.
Aranżacja stołu - na stole układamy - materiały metodyczne, przybory do pisania, wodę mineralną w małych butelkach, najlepiej szklane i otwieracz oraz szklanki.
Świeże kwiaty - niskie, żeby nie zasłaniać i żeby nie miały mocnego zapachu.
Catering - kawa, herbata itp. Powinny…
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)