Informacja w pracy biurowej

Nasza ocena:

3
Pobrań: 140
Wyświetleń: 1001
Komentarze: 0
Notatek.pl

Pobierz ten dokument za darmo

Podgląd dokumentu
Informacja w pracy biurowej - strona 1 Informacja w pracy biurowej - strona 2

Fragment notatki:

Informacja w pracy biurowej Informacja to wiadomość o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących
w otaczającej rzeczywistości. Służy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest
podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji. Informacja ma szczególne znaczenie, jest
niezbędna do wykonywania pracy, także pracy w sekretariacie, często określanym jako
centrum informacji.
Informacja jest głównym produktem i celem pracy biurowej. Wszystkie czynności
biurowe wiążą się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem lub
przechowywaniem informacji. Do najważniejszych czynności biurowych należą:
Ü przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz,
ÛÜ obieg informacji wewnątrz podmiotu gospodarczego,
ÛÜ opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla
kierownictwa,
ÛÜ gromadzenie informacji,
ÛÜ wysyłanie informacji na zewnątrz.
System informacji powinien być projektowany wraz ze strukturą organizacyjną. W fazie
projektowania systemu informacji ważne jest określenie:
ÛÜ treści i celów informacji,
ÛÜ rodzaju nośników informacji,
ÛÜ pracowników odpowiedzialnych za zbieranie i przetwarzanie informacji,
ÛÜ odbiorcy,
ÛÜ obiegu informacji,
ÛÜ techniki przetwarzania.
Aby informacje powstające w biurze mogły być użyteczne, powinny one być:
ÛÜ rzetelne i dokładne,
ÛÜ wyczerpujące, jasno i zrozumiale przedstawione,
ÛÜ szybko i terminowo dostarczone właściwemu odbiorcy,
ÛÜ dostępne.
Kierunki przepływu informacji mogą być następujące:
ÛÜ ku górze - od wykonawców do kierownika,
ÛÜ ku dołowi - od kierownika do wykonawców,
ÛÜ poziome - między wykonawcami.
Struktura informacji obejmuje:
ÛÜ treść informacji,
ÛÜ nośnik informacji,
ÛÜ symbol lub nazwę za pomocą której informacja jest utrwalana,
ÛÜ sposób przenoszenia.
Zapotrzebowanie na informacje jest olbrzymie. Zdobywa się je bezpośrednio w danym
biurze albo wykorzystuje się w tym celu wyspecjalizowane firmy, np. konsultingowe lub
marketingowe. Informacje przechowywane są w bazie danych firmy, najczęściej w formie
zapisów na dyskietkach lub płytach CD, ale także w notebookach, notatnikach. Niektóre
informacje są po prostu rejestrowane w pamięci pracowników, to jest jednak najbardziej zawodne. Okazuje się, że żadne biuro nie jest w stanie istnieć bez informacji.
... zobacz całą notatkę

Komentarze użytkowników (0)

Zaloguj się, aby dodać komentarz