To tylko jedna z 2 stron tej notatki. Zaloguj się aby zobaczyć ten dokument.
Zobacz
całą notatkę
Informacja w pracy biurowej Informacja to wiadomość o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących
w otaczającej rzeczywistości. Służy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest
podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji. Informacja ma szczególne znaczenie, jest
niezbędna do wykonywania pracy, także pracy w sekretariacie, często określanym jako
centrum informacji.
Informacja jest głównym produktem i celem pracy biurowej. Wszystkie czynności
biurowe wiążą się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem lub
przechowywaniem informacji. Do najważniejszych czynności biurowych należą:
Ü przyjmowanie informacji wpÅywajÄ
cej z zewnÄ
trz,
ÛÜ obieg informacji wewnÄ
trz podmiotu gospodarczego,
ÛÜ opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla
kierownictwa,
ÛÜ gromadzenie informacji,
ÛÜ wysyÅanie informacji na zewnÄ
trz.
System informacji powinien byÄ projektowany wraz ze strukturÄ
organizacyjnÄ
. W fazie
projektowania systemu informacji ważne jest okreÅlenie:
ÛÜ treÅci i celów informacji,
ÛÜ rodzaju noÅników informacji,
ÛÜ pracowników odpowiedzialnych za zbieranie i przetwarzanie informacji,
ÛÜ odbiorcy,
ÛÜ obiegu informacji,
ÛÜ techniki przetwarzania.
Aby informacje powstajÄ
ce w biurze mogÅy byÄ użyteczne, powinny one byÄ:
ÛÜ rzetelne i dokÅadne,
ÛÜ wyczerpujÄ
ce, jasno i zrozumiale przedstawione,
ÛÜ szybko i terminowo dostarczone wÅaÅciwemu odbiorcy,
ÛÜ dostÄpne.
Kierunki przepÅywu informacji mogÄ
byÄ nastÄpujÄ
ce:
ÛÜ ku górze - od wykonawców do kierownika,
ÛÜ ku doÅowi - od kierownika do wykonawców,
ÛÜ poziome - miÄdzy wykonawcami.
Struktura informacji obejmuje:
ÛÜ treÅÄ informacji,
ÛÜ noÅnik informacji,
ÛÜ symbol lub nazwÄ za pomocÄ
której informacja jest utrwalana,
ÛÜ sposób przenoszenia.
Zapotrzebowanie na informacje jest olbrzymie. Zdobywa siÄ je bezpoÅrednio w danym
biurze albo wykorzystuje siÄ w tym celu wyspecjalizowane firmy, np. konsultingowe lub
marketingowe. Informacje przechowywane sÄ
w bazie danych firmy, najczÄÅciej w formie
zapisów na dyskietkach lub pÅytach CD, ale także w notebookach, notatnikach. Niektóre
informacje sÄ
po prostu rejestrowane w pamiÄci pracowników, to jest jednak najbardziej zawodne. Okazuje siÄ, że żadne biuro nie jest w stanie istnieÄ bez informacji.
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)