Praca semestralna z przedmiotu: Techniki komunikacji w organizacjach gospodarczych Temat pracy: Rola menedżera w komunikowaniu się w organizacji.
Stare przysłowie mówi „...żeby dwoje chciało naraz”. Słowa te doskonale naświetlają problem, przed którym stają menedżerowie oraz pracownicy w trakcie realizacji wspólnych celów.
Kierownicy, dyrektorzy, prezesi jak również menedżerowie, którzy wiele uwagi poświęcają na kształcenie pracowników, m.in. w kwestiach komunikacji, często sami nie podejmują starań by te zagadnienia poznać i stosować w codziennym zarządzaniu podległym sobie personelem. Sprawa, pozornie błaha, nastręcza mnóstwo kłopotów i jest źródłem wielu, niepotrzebnych konfliktów. Dotyczyć może przede wszystkim tzw. autokratycznego stylu zarządzania, gdzie osoba kierująca ma niską tolerancję na krytykę swojego postępowania i wyjątkowo niechętnie ją znosi. Szef autokrata, będąc przekonany o swojej nieomylności, zamyka się na zmiany i nie sposób wpłynąć na faktyczną poprawę jego zachowania i postępowania z podwładnymi. Taka postawa charakterystyczna jest również dla tzw. stylu właściciela, gdzie osoba będąca założycielem firmy, prowadzi ją według własnego, nieugiętego zdania, nie zgadza się na nowatorskie posunięcia, nie słucha praktyków i specjalistów. Autokrata - Właściciel wychodzi z założenia, że prowadząc firmę od początku jej istnienia, najlepiej zna procedury oraz środki i narzędzia w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Komunikowanie się jest natomiast, co prawda aktywnością powszechną, ale i skomplikowaną, gdzie nie wystarczy polegać na utartych schematach oraz przyzwyczajeniach. Efektywna i skuteczna komunikacja to przekazywanie informacji z korzyścią i zrozumieniem dla wszystkich uczestników. To swoista interakcja, w której obie zaangażowane strony muszą wziąć aktywny udział, by doszło do prawdziwego porozumienia.
Najważniejsza - Komunikacja Wiedza na temat „jak to zrobić” jest natomiast dość skomplikowana i wymaga ciągłego kształcenia. Komunikować się potrafi każdy, czy zawsze jednak z pożądanym skutkiem? By, zatem zadbać o wysoki, profesjonalny poziom komunikacji w organizacji i realnie podnieść kompetencje interpersonalne, pracownicy wysyłani są na szkolenia. Rola ich przełożonych w tej kwestii ogranicza się natomiast do wyboru firmy doradczej, sporządzeniu listy uczestników i rzadko, przejrzeniu raportu poszkoleniowego. Tak, więc czasem dochodzi do sytuacji, gdzie wyszkolony personel podlegać musi, pod tym względem, niekompetentnemu przełożonemu. Poruszany tutaj problem polega właśnie na tym, że w pewnych przypadkach, aktywną stroną w procesie komunikacji pozostają jedynie pracownicy. Kierownicy są bierni, tkwią w swoich nawykach komunikacyjnych i w ten sposób blokują skuteczną komunikację w całej firmie. Sam proces komunikacji jest, bowiem bardzo delikatny - wystarczy przerwanie jednego „oczka” a cały łańcuch zależności pomiędzy nadawcą i odbiorcą ulega rozerwaniu. Przypatrując się nawet najprostszemu schematowi komunikacji, pamiętać trzeba, że każdy z jego elementów jest integralną częścią i w sytuacji, gdy takim elementem staje się nisko komunikatywny kierownik - cały proces zostaje w najlepszym wypadku - utrudniony. Dzieje się tak zarówno wtedy, gdy kierownik jest nadawcą, jak i odbiorcą komunikatu. Niekompetentny nadawca źle formułuje informacje, wybiera nieodpowiednie kanały przekazu, używa języka, który nie jest jasny dla pracowników. Taki przełożony nie umie zbudować swojego autorytetu na niczym innym jak centralizacji władzy, wyłączności decyzyjnej czy, wątpliwym w swej skuteczności karaniu. Może dochodzić do sytuacji, gdzie nie następuje sformułowanie jakiegokolwiek komunikatu. Przełożony o niskiej znajomości zasad efektywnej komunikacji nie będzie, bowiem doceniał znaczenia informacji zwrotnej, nie wykorzysta tego narzędzia jako elementu systemu motywacyjnego pracowników, nie podniesie ich satysfakcji z pracy.
(…)
…, oni pierwsi powinni o tym wiedzieć.
Jak to się robi?
Istnieje szereg narzędzi i technik wykorzystywanych do komunikacji z pracownikami. Ich właściwy dobór zależy od wielu czynników. Najważniejsza jest oczywiście liczebność załogi. W firmach małych występuje zazwyczaj dobrze rozwinięta sieć relacji interpersonalnych i wspomaganie komunikacji po prostu mija się z celem. Każdy zgodzi się, że inaczej wygląda komunikacja wewnętrzna w zakładzie przemysłowej, a inaczej w firmie usługowej, charakter wykonywanej pracy, zdecydowanie utrudnia przepływ informacji w firmie produkcyjnej.
Inne czynniki, mające wpływ na wybór kanałów komunikacyjnych są oczywiste, więc wystarczy je jedynie zasygnalizować. Są to: charakter relacji interpersonalnych, kultura organizacji, dostępne środki i siła fachowa. Gdy wiadomo…
…. Ten sposób komunikacji ma zasadniczą przewagę nad wydawnictwami drukowanymi: informacje mogą być na bieżąco aktualizowane. Można w ten sposób podawać do wiadomości np. bieżące kursy akcji przedsiębiorstwa. Inną metodą komunikacji, wykorzystującą sieć komputerową, jest mailing, czyli rozsyłanie e - maili do pracowników. Listy elektroniczne mogą dotyczyć aktualnych wydarzeń lub mogą być to podziękowania, gratulacje itd. Tablica ogłoszeń - można na niej umieszczać: informacje bieżące, dotyczące przedsiębiorstwa wycinki z prasy oraz wieści o działaniach konkurencji. Dobrym, ale dość ryzykownym pomysłem, jest stworzenie na tablicy ogłoszeń swoistego Hyde Parku, gdzie pracownicy mogliby wypowiadać się na dowolne tematy. Narzędzie to stanowi dobry probierz nastrojów panujących wśród załogi.
Komunikacja z dołu do góry:
Gorąca…
…. Komunikacji wewnątrz firmy nie wolno zostawiać przypadkowi. Może się to zemścić powstawaniem plotek, których nie sposób kontrolować.
Jednym z najczęstszych błędów, popełnianych podczas wdrażania programów służących poprawie przepływu informacji oraz właściwej jej organizacji, jest ograniczenie komunikacji wewnętrznej jedynie do pracowników. A jak zostało już powiedziane, otoczenie wewnętrzne…
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)