Logistyka - dokumentacja magazynowa

DOKUMENTACJA MAGAZYNOWA
1. Słowo wstępu
W praktyce funkcjonuje wiele różnej wielkości magazynów. W każdej z nich realizowane są zróżnicowane procesy magazynowe, które powinny posiadać odpowiednią organizację pracy. Jednym z istotnych elementów organizacji pracy jest prowadzenie właściwej dokumentacji regulującej tryb postępowania realizowanych procesów. Obowiązujące przepisy prawne, chociaż nie zawsze wprost, wymagają prowadzenia różnych dokumentacji, które powinny zapewnić właściwe warunki funkcyjno-organizacyjne pracy.
2. Instrukcja magazynowa
Instrukcja magazynowa- jest dokumentem normatywnym regulującym prawidłowy przebieg procesu magazynowego oraz zasady postępowania związane z jego realizacją. Konieczność posiadania w każdym magazynie wynika, chociaż nie wprost, z KODEKSU PRACY, którego art. 207 &1 mówi” Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładach pracy”, natomiast w art. 237&2 stwierdzono „Pracodawca jest obowiązany wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy”. Właśnie ze takie jedno duże stanowisko pracy uznać należy magazyn i realizowany w nim proces. Typowa instrukcja magazynowa powinna zawierać informacje jednoznaczne i szczegółowo określać:
- rodzaj magazynu, którego dotyczy, - ustalone zależności organizacyjne
- zadania, jakie są w nim realizowane
- zależności funkcyjno-organizacyjne w postaci schematu organizacyjnego
- zakres obowiązków dl poszczególnych stanowisk występujących w magazynie
- tryb postępowania przy realizacji procesu magazynowego
-zakres obowiązków dla służb związanych z obsługą magazynu,
- zakres obowiązków dla korzystających z usług magazynu,
- system dokumentowania obrotu magazynowego,
- zasady współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa wynikające z obiegu informacji dotyczących prowadzenia działań( np. ewidencji i obiegu dokumentów)
-warunki przechowalnicze dla składowania dóbr materialnych,
-zasady bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa przeciwpożarowego.
3. Regulamin pracy
Regulamin pracy określający organizację i porządek w procesie pracy być dokumentem wyodrębnionym dla danego magazynu, jak również może stanowić część regulaminu ustalonego dla całego przedsiębiorstw, w którym magazyn jest jedną z jednostek organizacyjnych.
4. Instrukcja obiegu dokumentów
Bardzo ważnym dokumentem dla każdego magazynu jest dokumentacja prowadzonego obrotu magazynowego, obecnie coraz częściej prowadzone w postaci elektronicznej, stanowi główne źródło informacji na temat stanów magazynowych oraz realizowanego obrotu. Dokumentem związanym z ta dokumentacją może być instrukcja obiegu dokumentów tworzonych w związku z realizowanym obrotem. Powinna ona jednoznacznie określać;

(…)

…. By było to jednak możliwe, niezbędne jest jednoznaczne i zarazem czytelne oznakowanie adresowe wszystkich miejsc składowania. Dokumentacja adresowa wespół z dokumentacją prowadzonego obrotu magazynowego ma istotne znaczenie dla efektywnego zarządzania i to nie tylko magazynem.
6. Dokumentacja opisująca sposób przetwarzania danych osobowych
Każdy magazyn ma ścisłe kontakty z klientami, a to wiąże się z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych. Fakt ten wymaga ochrony tych danych na mocy Ustawy z dnia 29 sierpień 2997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. Nr 133 z 1997, poz.883, z późniejszymi zmianami), natomiast rozporządzanie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunkach technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( dz. U. Nr 100 z 2004, poz. 1024), nakłada obowiązek:
- posiadania i prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych,
- spełnienia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, którym muszą odpowiadać wykorzystywane urządzenia i systemy informatyczne,
-rejestrowanie udostępnianych…
… z Rozporządzeniem Ministerstwa Gospodarki z dnia 10 maja 2002 r w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy użytkowaniu wózków jezdniowych z napędem silnikowym (dz. U. Nr 70 poz. 650) wymagane jest prowadzenie dokumentów eksploatacyjnych wózków , w której powinny być odnotowane przeprowadzone kontrole stanu technicznego.
Wśród dokumentacji zgromadzone w magazynie powinny znajdować się również:
- dokumentacje techniczno- ruchowe użytkowanych urządzeń
- instrukcje montażu i eksploatacji urządzeń, dla których nie jest wymagana dokumentacja techniczno- ruchowa.
Posiadanie tych dokumentacji pozwala na prowadzenie prawidłowej obsługi i konserwacji posiadanych urządzeń, a także stanowią podstawę do przygotowania instrukcji stanowiskowych.
Każde z urządzeń eksploatowanych w magazynie, które podlega nadzorowi Urzędu…
... zobacz całą notatkę