Inicjowanie i definiowanie projektu.
Inicjowanie projektu obejmuje następujące czynności:
- analizę potrzeb- ze względu na złożoność, kosztowność i długotrwałość projektów, a także związane z nimi ryzyko inicjatywy projektów muszą wynikać ze szczegółowych analiz potrzeb przedsiębiorstwa, np. analizy rynkowe, ekonomiczne, społeczne. Opracowania te zawierają zazwyczaj zestaw rekomendowanych działań usprawniających, mniej lub bardziej złożonych, krótko, średnio i długookresowych. Część z tych działań ma charakter projektów. Pojawienie się takich rekomendacji może być traktowane jako inicjatywa projektów. - formułowanie inicjatyw projektu- aby inicjatywa projektu stała się przedmiotem dalszych rozważań musi być odpowiednio sformułowana. Odpowiednio oznacza „krótko i węzłowato”. Sformułowanie inicjatywy powinno się koncentrować na uzasadnieniu konieczności podjęcia projektu tzn. wykazaniu korzyści z jego realizacji i negatywnych konsekwencji jego zaniechania. Celowe jest również dokładne oszacowanie przewidywanych nakładów (kosztów, pracochłonności i czasu) na tyle, na ile jest to możliwe w tym stadium.
- zgłaszanie inicjatywy projektów kierownictwu- polega na przedstawieniu ich kierownictwu lub innej wytypowanej w tym celu komórce organizacyjnej.
- analizowanie i ocenianie inicjatyw projektów- z punktu widzenia niezbędności realizacji projektu oraz możliwości jego realizacji (finansowych, ludzkich, organizacyjnych, technicznych
- przyjęcie inicjatywy projektu przez kierownictwo do dalszego opracowania bądź jej odrzucenie- Na podstawie analiz i ocen inicjatyw projektów kierownictwo podejmuje decyzję o przekazaniu ich do dalszego opracowania. Przyjęcie inicjatywy nie rozstrzyga jeszcze o jego realizacji.
Definiowanie projektu jest realizowane przez służby oraz komórki przedsiębiorstwa kompetentne do jego analizy i oceny. W przypadku dużych, złożonych projektów może być powołany specjalny zespół analityczno- oceniający. Etap definiowania projektów obejmuje następujące czynności:
- sprecyzowanie projektu- sporządzenie takiego jego opisu, który byłby wystarczający do przeprowadzenie niezbędnych analiz i ocen, a w ich rezultacie do podjęcia decyzji o realizacji bądź zaniechaniu projektu. Istotą precyzowania projektu jest sporządzenie kompleksowego opisu najważniejszych okoliczności realizacji projektu. Zakres opisu powinien być dostosowany do specyfiki projektu- jego złożoności, stopnia nowości- a także przyjętych zasad opisu.
- analiza i ocena ryzyka projektu- przez pojęcie ryzyka rozumie się niebezpieczeństwo wystąpienia błędów w procesie zarządzania projektem, które może doprowadzić do powstania negatywnych odchyleń między osiągniętym i zamierzonym wynikiem projektu. Zarządzanie ryzykiem projektu wykracza poza zakres etapu definiowania projektu, w którym następuje identyfikacja i szacowanie ryzyka, natomiast kontrola i ograniczanie ryzyka są dokonywane w następnych etapach. Ze względu na złożoność projektu łączne oszacowanie ryzyka jest w zasadzie niemożliwe. Konieczne jest zatem przeprowadzenie analizy ryzyka, tzn. jego podziału na elementy składowe, i dokonanie ich opisu oraz oddzielnego oszacowania. Na łączne ryzyko projektu składają się: elementy rynkowe, organizacyjne, techniczne, finansowe, kadrowe itd. Ryzyko projektu może być związane w różnym stopniu z poszczególnymi elementami wyniki projektu: wymaganiami, kosztami i czasem projektu. Wyniki analiz o ocen ryzyka na tym etapie służą do zadecydowania o celowości realizacji projektu. W przypadku podjęcia decyzji o realizacji projektu konieczne jest opracowanie działań redukujących ryzyko (optymalizacja ryzyka), a w trakcie wykonawstwa projektu- kontrolowanie ryzyka i podejmowanie odpowiednich przeciwdziałań.
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)