W notatkach znaleźć można wszystkie informacje niezbędne do zdania kolokwium z ćwiczeń archiwa bieżące. Znajdują się tu definicja i rodzaje archiwów bieżących, opisane są ich funkcje i roczny plan działania, obowiązujące wyposażenie. Przedstawiona jest też rola i zadania archiwisty. Opisana jest prawidłowo założona i prowadzona teczka. Omówione jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie akt kat A do AP oraz środki ewidencyjno-informacyjne znajdujące się w archiwum zakładowym. Mowa jest również o roli archiwum zakładowego w kształtowaniu narastającego zasobu archiwalnego (nadzór i rodzaje kontroli). Są to notatki obejmujące cały kurs. Kolejne zagadnienia są wypunktowane, mają przejrzystą i czytelną formę.
Archiwa bieżące. Notatki z ćwiczeń.
ARCHIWA BIEŻĄCE zajmują się: przejmowaniem, przechowywaniem, zabezpieczaniem, udostępnianiem.
Rodzaje archiwów .bieżących : Arch. Zakładowe, składnice akt, archiwa z powierzonym zasobem, archiwa wyodrębnione, archiwa przejściowe.
rola archiwów zakładowych:
odciążenie komórek organizacyjnych z dokumentacji, która nie jest niezbędna do bieżącej działalności, ale zgodnie z przepisami musi być jeszcze przechowywana w jednostce organizacyjnej.
Przechowuje i zabezpiecza tę część akt, która po określonym czasie jest przechowywana do AP.
zabezpieczanie jednostki org.przez kierownika polega na:
wprowadzeniu i stosowaniu w pracy biurowej instr.kanc i wykazu akt dostosowanych do potrzeb jednostki i uzgodnionych z państwową służbą archiwalną
opracowaniu i stosowaniu instr archiwalnej
zorganizowanie prawidłowo funkcjonującego arch zakładowego, kierowanego przez stalego i odpowiednio przeszkolonego pracownika
szkolenie personelu biurowego i personelu arch zakł w zakresie biurowości i prac archiwalnych w oparciu o bieżące przepisy
budowa instrukcji archiwalnej:
przedmiot i zakres instrukcji
podział akt na kat arch
zakres i działanie a zakładowego, składnicy akt oraz personelu arch.
Lokal
Przechowywanie oraz ewidencja akt
Udostępnianie akt
Wydzielanie i przekazywanie dok niearch na makulaturę
Przekazywanie mat arch do AP
Kontrola Arch zakl
Postępowanie z dok po rearganizacji, likwidacji lub ustaniu działalności jedn org.
do zadań arch zakł wynikających z obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych należy:
współpraca z kom org w zkaresie prawidlowego oznakowania teczek i przekazywania dok do a zakł
przejmowanie dok od kom org
przechowywanie, ewidencja, zabezpieczanie posiadanych akt
udostępnianie akt do celów służbowych i innych
brakowanie dok niearch której okres przechowywania minął
przekazywanie materiałów archiwalnych do AP
utrzymoywanie kontaktów z AP
w razie potrzeby porządkowanie akt niewłaściwie uporządkowanych (cykliczność pracy)
plan pracy arch zakł.:
styczeń- wydzielanie dok niearch której okres przechowywania minął
luty- prace komisji brakowania, sporządzanie wniosków na brakowanie, przekazywanie akt na makulaturę
marzec, kwiecień- współpraca z kom org w zakrsie przygotowania akt do przekazania do a zakl
maj, czerwiec- przekazywanie akt z kom org do a zakł
lipiec-wrzesień- prace porządkowe nad zasobem a zakł (ewidencja, odkurzanie, ukadanie teczek)
październik- przekazywanie mat arch do AP
listopad, grudzień- skontrum zasobu arch, aktualizacja ewidencji.
(…)
… itd.)
-4 dokumenty, jakie powstały (spis dok nie archiwalnej przeznaczonej na zniszczenie, protokół oceny dokumentacji niearch., wniosek o brakowanie, zgoda AP), należy schować do teczki
-!ustawa o ochronie danych osobowych!
W przypadku, gdy akta nie są uporządkowane:
-wydzielenie dok kat. Bc
-nadanie układu teczkom wg kom org lub chronologicznie
-sprawdzenie poprawności zatytułowania teczek
-spr kat…
… się na wysokim parterze
pomieszczenie suche, okna od str północnej, z możliwością wietrzenia, klimatyzacja, ogrzewanie
w magazynach nie powinny się znajdować przewody wodne, kanalizacyjne
lokal powinien być przygotowany na przechowywanie akt przez 10-15 lat
1000m.b.akt magazynuje się na powierzchni 170m2 wysokość magazynu to min 2m 20cm
obciążenie stropu: regały zwykłe: min. 800kg/m2; regaly kompaktowe: min. 1200kg/m2 powinny być wyznaczone 2 oddzielne magazyny dla mat arch i dla dok A i B
oddzielne miejsce dla archiwisty i miejsce udostępniania akt
drzwi obite blachą, okna przyciemnione, systemy antywłamaniowe, przeciwpożarowe, gaśnicze, gaśnice proszkowe, ..?.. , azbestowe, wózki ewakuacyjne, 1 gaśnica na 300m2 oświetlenie usytuowane miedzy regałami (klosze), max naświetlenie w magazynach nie może przekraczać 200 luksów, świetlówki o obniżonej emisji promieniowania ultrafioletowego.
Wyposażenie mag: regały (kompaktowe, stacjonarne, metalowe). Zastosowanie kompaktów zwiększa wykorzystanie powierzchni mag do 80% i ogranicza dostęp kurzu do akt
Przy regałach stacjonarnych odległość od ścian powinna wynosić 40 cm, a od innych regałów 80cm. Najlepiej montować je w ciągu nie dłuzszym niż 10m, a przestrzeń między ciągami 80-100cm, półki instalujemy co 40-50 cm, ale od podłogi 20cm. Regały prostopadle do okna. Oznaczenia: regały - cyfry rzymskie, półki - cyfry arabskie
W przypadku map i planów, należy przechowywać je w specjalnych szafach lub szufladach, podobnie w przypadku filmów (+sprzęt do ich odtwarzania)
Obok regałów i półek bardzo ważne są pudelka wykonane z materiałów bezkwasowych.
W pomieszczeniu…
… itd.)
-4 dokumenty, jakie powstały (spis dok nie archiwalnej przeznaczonej na zniszczenie, protokół oceny dokumentacji niearch., wniosek o brakowanie, zgoda AP), należy schować do teczki
-!ustawa o ochronie danych osobowych!
W przypadku, gdy akta nie są uporządkowane:
-wydzielenie dok kat. Bc
-nadanie układu teczkom wg kom org lub chronologicznie
-sprawdzenie poprawności zatytułowania teczek
-spr kat…
… oryginalne
-paginacja stron (ołówkiem miękkim w prawym górnym rogu, tylko zapisane strony)
akta:
-spisane w spisie zd-odb
-wszystkie jedn spisane oddzielnie
-oddzielny spis zd-odb dla kat A i B
Archiwista:
-przejrzeć jednostki
-spr stan uporządkowania akt
-spr poprawność spisu zd-odb
W razie zastrzeżeń archiwiska zgłasza je do kom org, jeśli zastrzeżeń nie ma potwierdza podpisem. Od tej chwili archiwista…
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)