Zarządzanie projektami - spotkania - omówienie

SPOTKANIA
Należy polubić spotkania. Stanowią one ważny element zużycia kierownika projektu –
zebrania zespołu, spotkania grupy kontroli, jakości, spotkania koordynacyjne, zebrania
planistyczne, spotkania informacyjne. Cel organizowania tych wszystkich spotkań, można
podsumować następująco:
-monitorowanie postępu prac w zestawieniu z konspektem i raportowanie implikacji
-dyskutowanie sposobu przeprowadzenia następnego etapu prac
-uzyskanie aprobaty i zatwierdzenia ze strony zwierzchników projektu, w przypadku
problemów wykraczających poza kompetencje kierownika projektu.
-informowanie ludzi i wysłuchiwanie rad
-koordynowanie wymagań z innymi obszarami pracy
Aby spotkania były owocne:
-przygotuj i roześlij porządek spotkania i poproś o uzupełnienia
-zgromadź dokumenty potrzebne na spotkanie i roześlij je do właściwych osób przed
zebraniem ( Twoim celem jest uzyskanie opinii innych)
-Ustal czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania, trzymaj się tego. Często wystarczy jedna
godzina. Staraj się unikać spotkań dłuższych niż 2h, jeśli nie są to spotkania planistyczne.
Stosuj zasadę: ,,Spotkania rozpoczynają się punktualnie”. Możesz eksperymentować z
ustalaniem czasu rozpoczęcia-10 minut do równej godziny i kończenia, aby dać trochę czasu
osobom, które mają inne zobowiązania i muszą zdążyć punktualnie na inne spotkania.
-upewnij się, że jest wyznaczony przewodniczący spotkania i osoba protokołująca
... zobacz całą notatkę