Wykład - od decyzji do implementacji

Krzysztof Pniewski: OD DECYZJI DO IMPLEMENTACJI: PRAKTYCZNE ASPEKTY BUDOWY CENTRUM USŁUG KSIĘGOWYCH
70% największych firm z „Listy 500” magazynu „Fortune” wdrożyło w całości lub częściowo koncepcję Centrum Usług Wspólnych (CUW) dla swoich jednostek biznesowych w USA. W Europie proces ten nastąpił kilka lat później. Mimo, iż Ford zastosował koncepcję Centrum Usług Księgowych (CUK) już na początku lat osiemdziesiątych, to dopiero od połowy lat dziewięćdziesiątych, koncepcje te przyjęły się na Starym Kontynencie. Budowa centrów usług wspólnych przez takich potentatów, jak Intel, Whirlpool, Alergen udowodniła, że koncepcja CUW jest możliwa i użyteczna w europejskich warunkach wielonarodowości, wielokulturowości, wielojęzyczności i różnorodności systemów prawno-podatkowych. Od połowy lat dziewięćdziesiątych wiele korporacji, które wykorzystywały CUW w Stanach Zjednoczonych i Europie (m.in. Ciba-Geigy, American Express, Bristol Myers Squibb, Hewlett Packard i Oracle) rozszerzyły ich zasięg na Amerykę Południową i Azję.
Wykres 1
Przykłady międzynarodowych Centrów Usług Księgowych w Europie
Źródło: opracowanie własne na podstawie danych Deloitte Business Consulting.
Należy zauważyć, że koncepcja Centrum Usług Wspólnych staje się także coraz bardziej popularna wśród dużych polskich przedsiębiorstw, które poszukują źródeł poprawy efektywności i sprawdzonych wzorców zarządzania procesami wsparcia. Wśród firm, które jako pierwsze wdrożyły organizację CUK dla operacji w Polsce można wymienić: Lafarge Cement, Thomson Polkolor, Górnośląskie Zakłady Elektroenergetyczne, TP SA, KGHM Polska Miedź, Polską Grupę Farmaceutyczną, Grupę Orkla Press. Należy się spodziewać, że lista firm wprowadzających organizację Centrum Usług Księgowych będzie systematycznie rosła.
Popularność koncepcji Centrum Usług Wspólnych prowokuje wiele pytań. Dlaczego reorganizacja funkcji pomocniczych budzi tyle emocji i przykuwa uwagę prezesów największych korporacji? Na czym właściwie polega rewolucja w księgowości, administracji kadrowej, obsłudze informatycznej czy obsłudze administracyjnej? Dlaczego centra lokowane są w Polsce? Na czym właściwie polega budowa CUW? Na szereg z tych pytań spróbujemy odpowiedzieć w kolejnych punktach tego rozdziału.
2. Czym jest Centrum Usług Księgowych?
Centrum Usług Księgowych (Accounting Shared Services Center) można zdefiniować jako: usługową jednostkę,
wyodrębnioną organizacyjnie w przedsiębiorstwie, nastawioną na satysfakcję klienta i ciągłą poprawę efektywności działania,
która realizuje wybrane procesy finansowo-księgowe dla pozostałych jednostek organizacyjnych (lub spółek) grupy kapitałowej (przedsiębiorstwa lub korporacji),

(…)

… się rozważenie następujących hipotez:
[1] Centrum Usług Księgowych to duży projekt a nie tylko prosta reorganizacja księgowości,
[2] utworzenie Centrum Usług Księgowych to bardzo złożone przedsięwzięcie o szerokim zakresie prac,
[3] kreacja Centrum Usług Księgowych to przede wszystkim projekt reorganizacyjny, wymagający odpowiedniego podejścia do zarządzania zmianą,
[4] centrum powinno być zarządzane…
… tworzenia Centrum Usług Księgowych wymaga profesjonalnego zarządzania projektem i jest zwykle realizowany przy wsparciu wyspecjalizowanych firm doradczych takich jak Deloitte, Acceture, Atos Origin itp.
6.3. Utworzenie Centrum Usług Księgowych to przede wszystkim projekt reorganizacyjny, wymagający odpowiedniego podejścia do zarządzania zmianą
„Projekt SSC dotyczy przede wszystkim ludzi i zmian…
… się drugorzędne w warunkach, kiedy np. nie ma wystarczającej determinacji zarządu do przeprowadzenia reorganizacji i zastosowania nowych rozwiązań.
Projekt Centrum Usług Księgowych ma więc przede wszystkim charakter reorganizacyjny, wymaga silnego poparcia zarządu, a w strukturze projektu kluczowa jest realizacja zadań zarządzania zmianą. Dlatego w organizacji projektu CUK wyróżnia się sponsora projektu…
… kilkunastu ostatnich lat przeniosły obsługę księgową spółek z całego świata do kilku regionalnych (obejmujących kontynenty) lub globalnych (obsługujących cały świat) Centrów Usług Księgowych.
3.1. General Motors
Firma General Motors jako jedna z pierwszych zreorganizowała służby i procesy księgowe we wszystkich swoich spółkach na całym świecie tworząc cztery regionalne Centra Usług Księgowych. Lokalizację tych centrów obrazuje wykres 4.
Wykres 4
Lokalizacja Centrów Usług Księgowych General Motors
Źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów Deloitte Business Consulting.
3.2. BHP Billiton
BHP Billiton jest jednym z największych koncernów surowcowych i wydobywczych na świecie. Spółki i kopalnie zarządzane przez BHP Billiton są rozsiane po całym świecie, często w miejscach mało dostępnych i oddalonych…
… najważniejsze punkty decyzyjne na ścieżce budowy Centrum Usług Księgowych.
6.5.1. Decyzja o przeprowadzeniu analizy wykonalności Centrum Usług Księgowych
„Człowiek, który nie ma celu nie wie co jest ważne”
[ Konfucjusz]
Celem analizy wykonalności jest ocena możliwości usprawnienia działania procesów finansowo-księgowych i obniżenia kosztów poprzez reorganizację i utworzenie Centrum Usług Księgowych. Analiza…
... zobacz całą notatkę