To tylko jedna z 2 stron tej notatki. Zaloguj się aby zobaczyć ten dokument.
Zobacz
całą notatkę
WYBÓR STRATEGII KOMUNIKACJI
Komunikacja pod wieloma względami może być traktowana jako narzędzie kontrolne.
Uważaj na żargon. W zespole zobaczysz jak on się pleni. Bądź ostrożny i nie używaj żargonu
w swoich kontaktach poza zespołem.
Przy ustalaniu strategii komunikowania się sugeruje się, by wcześniej odpowiedzieć na
następujące pytania:
-kto będzie pracował nad projektem?
-kto odczuje skutki projektu?
-kiedy będziemy musieli się komunikować
Jak będziemy się komunikować?
-jak będziemy się komunikować (za pośrednictwem raportów, listów, notatek, biuletynów,
kwestionariuszy, prezentacji wideo, spotkań, prezentacji przy użyciu folii, skrzynki
kontaktowej) ?
- kto jest odpowiedzialny za rozprzestrzenianie się informacji w różnych obszarach?
-jakie mają być kanały przekazywania informacji w przeciwną stronę i kto jest
odpowiedzialny za udostępnienie informacji, odbieranie jej i przetwarzanie?
Częścią ustalonej strategii komunikowania ma być doprowadzenie do takiej sytuacji, że to co
piszesz i rozsyłasz, jest czytane. Zrób wszystko co możesz, aby informacje, które
przekazujesz, na pierwszy rzut oka sprawiały wrażenie wystarczająco ważnych dokumentów,
wartych przeczytania i wykorzystania. Stosowany przez ciebie format dokumentów, właściwy
moment ich publikacji, dokładność informacji – to czynniki, które ułatwiają odbiór
tworzonych przez ciebie materiałów. Oprócz tego trzymanie się tych zasad utrwala Twoją
reputację jako pracownika komunikatywnego. Unikaj przegadanych dokumentów. Jeżeli
firma jest już przeciążona papierkową robotą, to staraj się ominąć tę przeszkodę, tworząc
swoje materiały, w ramach projektu, przyjemnymi w odbiorze.
Redaguj swoje informacje w oryginalny i atrakcyjny sposób z łatwo rozpoznawalnym logo
lub dodając trochę koloru, np. niebieskiego w dokumentach dotyczących spotkań, różowego
w pismach dotyczących bieżącej działalności, co ułatwia porządkowanie dokumentacji. Jeśli
dokument dotyczy pilnej sprawy, to upewnij się, że adresat otrzyma go niezwłocznie.
WYBÓR STRATEGII KOMUNIKACJI( ,,Gorąca linia” pomocy)
Należy rozważyć zorganizowanie ,,gorącej linii” informacyjnej wg. Poniższego wzoru:
-w każdym z oddziałów firmy kierownik projektu wyznacza jedną osobę jako kontakt
informacyjny dla wszystkich pracowników danego oddziału, a jej zadaniem jest służenie
informacjami w odpowiedzi na zapytania pracowników związane z projektem, Ta
wyznaczana opcja(osoba) dysponuje wydzieloną linią łączności z biurkiem pomocy”
-odpowiedzi na pytania udzielane są na bieżąco lub przekazywane telefonicznie tego samego
dnia. Wszystkie pytania są notowane i publikowany jest dzienny arkusz pytań i odpowiedzi.
Podstawową korzyścią takiego rozwiązania jest dobry przepływ informacji i wyjaśnień,
tworzący jednocześnie zbiór materiałów archiwalnych dla potrzeb przyszłych projektów.
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)