Sprawozdania - omówienie - Monitorowanie i kontrola

SPRAWOZDANIA
Monitorowanie i kontrola generują sprawozdania. Należy ustalić jasno zdefiniowane kryteria
sporządzania raportów, szczególnie tam, gdzie informacje mają pochodzić z wielu źródeł.
Jeżeli zostanie ustalony format projektu, to informacje będzie łatwo zredagować. Kierownik
projektu sam lub wspólnie z nowopowstałym zespołem ustala, jako jedna z podstawowych
zasad, kto sygnuje raporty. Jeżeli dokumenty pochodzą od różnych członków zespołu, ustal
jednoznacznie, czy autorzy składają swoje podpisy, czy jeśli kierownik projektu włącza te
dokumenty do wspólnego raportu- sam podpisuje sprawozdanie(czy pokazuje sprawozdanie
członkom zespołu?)
Zaleca się aby sporządzać raporty w krytycznych momentach projektu, ale co najmniej raz w
miesiącu. Określ terminy sporządzania raportów w początkowej fazie przedsięwzięcia przy
ustalaniu zasad procedury sprawozdawczości. Umieść daty raportów w podstawowych
zasadach.
Sprawozdania będą tworzone poprawnie i czytelnie, jeśli będzie się postępować w zakresie
wymiany informacji, komunikowania się według zasady 5C: ang. Clear, concise, complete,
correct, courteous ( jasno, zwięźle, wyczerpująco, poprawnie, uprzejmie)
Należy pokazywać to, co zrobiono w zestawieniu z przewidywaniami odnośnie do pracy,
kosztów, ram czasowych i jakości oraz wskazywać na odstępstwa od planu, przypuszczalne
problemy i zalecenia dla dalszych działań. W rozdzielniku korespondencji należy umieszczać
nazwiska ludzi, którzy mają być odbiorcami raportu.
... zobacz całą notatkę