Kultura menadżerska - odpowiedzi na formalne zaproszenia, omówienie

Odpowiedzi na formalne zaproszenia Gości zaprasza się telefonicznie lub wysyła się kartę zaproszeniową. Tekst zaproszenia informuje:, kto zaprasza, kogo zaprasza, o formie spotkania, o miejscu i czasie.
Zaproszenie piszemy czarnym atramentem lub na maszynie. Zaproszenia zawierają często prośbę o potwierdzenie obecności. W tym celu umieszcza się u dołu zdanie
Uprasza się o odpowiedź do dnia............. tel................... Niekiedy jednak gospodarze wyrażają prośbę o potwierdzenie, umieszczając u dołu karty zaproszeniowej skrót francuski - R. S. V.P. (proszę odpowiedzieć) oraz numer telefonu.
Na spotkanie, w którym uczestniczy stosunkowo mała liczba gości, zaprasza się z zasady telefonicznie. Obowiązek ten spoczywa na sekretarce. Jeśli gość potwierdzi swój udział, zaproszenie wysyła się jedynie dla przypomnienia. W takim przypadku przekreśla się skrót R.S.V.P. i numer telefonu, a nad nim dopisuje się P.M. (Pro memoria) - dla pamięci.
W przypadku jednak, gdy zaproszenie na spotkanie nastąpi bez uprzedniego telefonicznego uzgodnienia, na karcie zaproszeniowej skrót R.S.V.P. i numer telefonu nie będą przekreślone, wymaga to przekazania odpowiedzi pozytywnej lub negatywnej. Negatywna odpowiedź wymaga uzasadnienia.
Jeśli zaproszenie ma charakter bardzo oficjalny, a równocześnie indywidualny, przesyła się wtedy list i listem odpowiada, akceptując zaproszenie lub wyjaśniając, dlaczego nie przyjdzie się z wizytą. W erze telefonów i faksów coraz rzadziej korzysta się z korespondencji. Ale właśnie dlatego, że wymaga ona wysiłku, rezerwowana jest na najbardziej oficjalne i eleganckie okazje.
... zobacz całą notatkę