. Wybór procedury administracyjnej „W toku ewidencji procedur administracyjnych w urzędzie gminnym zarejestrowano ogółem ok. 150 procedur. Z tej liczby 44 procedury miały charakter procedur zewnętrznych. Jako zewnętrzne potraktowano te procedury, których funkcją główną była realizacja odpowiednich wniosków ludności. Dotyczą one wydawania różnego rodzaju zezwoleń, zaświadczeń, dokonywania wpisów itp. Załatwienie tych spraw w urzędzie gminnym wymaga określonych nakładów czasu zarówno ze strony petentów ubiegających się o realizację ich wniosków, jak też pracowników urzędu gminnego oraz innych instytucji współdziałających w odpowiedniej procedurze administracyjnej. Poszczególne procedury różnią się m.in. wielkością łącznych nakładów czasu na ich realizację. Ponieważ celem zastosowania analizy wartości w urzędzie gminnym była minimalizacja owych łączonych nakładów czasu, należało wybrać do badania procedury zewnętrzne, które charakteryzują się dużą częstotliwością występowania oraz dużą czasochłonnością. Jako miarę czasochłonności przyjęto średnią długość cyklu realizacji procedur. Dla procedur, których cykl realizacji nie przekraczał jednego tygodnia, przyjęto współczynnik punktowy równy l. Przy 4-tygodniowym cyklu realizacji współczynnik ten wyniósł 4, a dla cykli dłuższych niż 4 tygodnie ustalono współczynnik równy 12.
Dysponując dotychczasowymi danymi o częstotliwości występowania procedur, można było dla każdej z nich wyznaczyć wartość punktową stanowiącą iloczyn liczby procedur występujących na przestrzeni półrocza i współczynnika punktowego (tablica nr 4).
W zamieszczonej tablicy nr 4 procedury zewnętrzne występujące w urzędzie gminnym uszeregowane zostały według malejącej wartości punktowej. Pozwoliło to na wyznaczenie kumulowanych udziałów procentowych liczby procedur i wartości punktowych w ogólnej liczbie procedur i łącznej wartości punktowej (kolumny 2 i 8).
Tablica klasyfikacyjna procedur zewnętrznych stała się podstawą do wykreślenia i interpretacji krzywej ABC (rysunek nr 3). Kształt krzywej wyraźnie wskazywał granice stref. W strefie A znalazły się 4 procedury reprezentujące 85% wartości punktowej ogółu procedur strefa B objęła 9 kolejnych procedur (od 5—13 w tablicy klasyfikacyjnej), które stanowiąc 20% łącznej liczby rozpatrywanych procedur reprezentują 12,5% ogólnej wartości punktowej. Strefa C zawiera 31 procedur, czyli 70% ich łącznej liczby, ale udział procentowy wartości punktowej tych procedur wynosi zaledwie 3,5%.” 6 Tablica nr 4 Klasyfikacja procedur zewnętrznych Nazwa procedury L.p Kumulow. udział proced. w ogól.licz. proced.(%) Liczba procedur
(…)
…
26,946
26,989
27,030
27,068
27,106
27,142
27,178
27,214
27,245
27,269
27,293
27,315
27,335
27,354
27,367
27,379
27,389
27,397
27,403
27,407
27,411
27,415
27,418
27,421
27,423
27,424
42,00
84,30
92,28
95,99
97,54
98,41
98,97
99,43
99,74
99,90
99,96
100,00
Źródło: Marek Lisiński, Zbigniew Martyniak: Analiza wartości organizacji, Książka i Wiedza, Warszawa 1981, s.65-67.
Rysunek nr 4
Krzywa ABC…
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)