Instrukcja kancelaryjna Instrukcja kancelaryjna to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób
wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych
z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.
Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi
rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich:
Ü ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiÄbiorstwie,
ÛÜ przyjÄcie okreÅlonego systemu kancelaryjnego,
ÛÜ opracowanie wykazu akt.
Instrukcja kancelaryjna reguluje nastÄpujÄ
ce zagadnienia:
ÛÜ zasady obiegu pism,
ÛÜ zasady przyjÄtego systemu kancelaryjnego,
ÛÜ czynnoÅci sekretariatu w zakresie przyjmowania i wysyÅania pism,
ÛÜ tryb przesyÅania i dorÄczania pism wewnÄ
trz przedsiÄbiorstwa,
ÛÜ tryb przeglÄ
dania i przydzielania pism do zaÅatwienia,
ÛÜ tryb rejestracji i znakowania pism,
ÛÜ dopuszczalne formy zaÅatwiania spraw,
ÛÜ zakres aprobaty wstÄpnej i uprawnienia do podpisu,
ÛÜ zasady terminowania i kontroli zaÅatwiania spraw,
ÛÜ zasady przechowywania akt bieżÄ
cych oraz tryb przekazywania akt do skÅadnicy.
Instrukcja kancelaryjna dzieli siÄ na trzy czÄÅci:
1) postanowienia wstÄpne (cel instrukcji, wyjaÅnienie stosowanych pojÄÄ, zasady obiegu
pism I podziaÅu akt),
2) przepisy szczegóÅowe dotyczÄ
ce trybu postÄpowania z pismami i aktami (przyjmowanie
pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i dorÄczanie, przeglÄ
danie i znakowanie pism,
aprobata, podpisy pism, wysyÅanie),
3) przepisy specjalne (postÄpowanie w przypadkach szczególnych, terminowanie spraw,
kontrola zaÅatwienia) (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, czÄÅÄ 2. WSiP,
Warszawa 2003, s. 11-12).
Do instrukcji zaÅÄ
cza siÄ również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory
stosowanych w obiegu pieczÄ
tek, druków i formularzy.
Sposób wykonywania czynnoÅci zwiÄ
zanych z przyjÄciem pism, ich opracowaniem,
obiegiem wewnÄ
trz jednostki organizacyjnej, wysyÅkÄ
oraz przechowywaniem akt spraw
zaÅatwionych ustalony instrukcjÄ
kancelaryjnÄ
nazywamy systemem kancelaryjnym. Można
wyróżniÄ dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bezdziennikowy.
System dziennikowy opiera siÄ na ciÄ
gÅej rejestracji dokumentów w danym roku
kalendarzowym:
ÛÜ sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym zapisuje datÄ pisma wpÅywajÄ
cego,
od kogo wpÅynÄÅo, treÅÄ otrzymanej korespondencji, komu korespondencjÄ przydzielono),
(…)
…, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,
pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę
i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),
komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu
wysłania go do adresata,
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
14
sekretariat rejestruje wysyłane pismo…
… umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje dokument do
komórki organizacyjnej,
kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia
sprawy,
referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonych do teczki. Spis spraw jest
formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki
organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt…
…, s. 11-12).
Do instrukcji załącza się również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory
stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.
Sposób wykonywania czynności związanych z przyjęciem pism, ich opracowaniem,
obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką oraz przechowywaniem akt spraw
załatwionych ustalony instrukcją kancelaryjną nazywamy systemem kancelaryjnym. Można
wyróżnić…
... zobacz całą notatkę
Komentarze użytkowników (0)